Cara Mencatat Penjualan Produk UMKM Secara Rapi: Panduan Praktis untuk Pelaku Usaha
Menjalankan usaha mikro bukan hanya soal menjual produk, tetapi juga mencatat penjualan secara teratur. Tanpa pencatatan yang rapi, pelaku usaha akan kesulitan dalam mengelola keuangan. Banyak pelaku UMKM yang sukses justru berawal dari pencatatan sederhana, lalu berkembang menjadi sistem keuangan profesional. Maka, pemahaman tentang cara mencatat penjualan menjadi pondasi penting bagi pertumbuhan usaha.
Sebagian besar pelaku UMKM masih mencatat transaksi secara manual, bahkan hanya mengandalkan ingatan. Padahal, kesalahan kecil dalam pencatatan dapat berdampak besar terhadap evaluasi bisnis. Oleh karena itu, pencatatan penjualan UMKM sebaiknya dilakukan dengan metode yang sistematis dan efisien.
Langkah awal dalam membuat pencatatan yang baik adalah memilih format atau alat yang sesuai dengan kebutuhan usaha. Setiap UMKM memiliki karakteristik berbeda, sehingga cara mencatat yang cocok pun bisa beragam. Namun, prinsipnya tetap sama: harus akurat, mudah dibaca, dan bisa digunakan untuk menganalisis perkembangan usaha.
Artikel ini membahas berbagai aspek penting seputar pencatatan penjualan produk UMKM. Mulai dari jenis transaksi yang harus dicatat, alat bantu digital, hingga contoh praktik pencatatan yang rapi dan terstruktur. Dengan begitu, pelaku usaha bisa menjalankan bisnisnya lebih profesional.
Jenis Transaksi Penjualan yang Harus Dicatat
Agar pencatatan menjadi efektif, pelaku UMKM perlu mengetahui jenis transaksi penjualan yang wajib dimasukkan dalam catatan harian. Tanpa menyusun daftar transaksi dengan rapi, keuangan usaha akan sulit diawasi.
Transaksi tunai merupakan jenis transaksi yang paling sering dilakukan dalam usaha mikro. Pencatatan transaksi penjualan tunai perlu dilakukan segera setelah pembeli melakukan pembayaran.
Selain tunai, pelaku UMKM juga sering menghadapi penjualan kredit. Meski jumlahnya kecil, catatan penjualan kredit wajib dibuat agar tidak terjadi piutang yang tak tertagih.
Transaksi melalui e-wallet atau transfer bank juga perlu dimasukkan dalam laporan. Sistem pembayaran digital sudah menjadi bagian dari kebiasaan belanja pelanggan saat ini. Maka dari itu, catat setiap transaksi digital secara rinci, termasuk biaya admin jika ada.
Jika UMKM menjual produk melalui marketplace, transaksi dari platform tersebut juga wajib tercatat. Hal ini termasuk pemotongan komisi oleh platform atau biaya pengiriman.
Terakhir, catat setiap retur atau pengembalian barang yang terjadi. Hal ini sangat penting agar laporan penjualan tidak menjadi bias.
Format Pencatatan Penjualan Sederhana
Menggunakan format sederhana bisa menjadi awal yang baik bagi pelaku UMKM yang belum familiar dengan pembukuan. Tujuan utama dari pencatatan ini adalah agar informasi penjualan mudah dipahami dan diakses kapan pun dibutuhkan.
Gunakan buku tulis, kertas khusus, atau spreadsheet digital seperti Excel. Format paling umum adalah mencatat tanggal, nama barang, jumlah barang, harga satuan, dan total transaksi. Format pencatatan manual ini cocok untuk usaha yang baru berkembang.
Berikan kolom khusus untuk jenis pembayaran, seperti tunai, transfer, atau QRIS. Hal ini akan membantu Anda mengevaluasi preferensi pelanggan dalam pembayaran.
Selain itu, tambahkan kolom untuk catatan tambahan. Misalnya, pelanggan tetap, pesanan khusus, atau diskon yang diberikan. Dengan demikian, pencatatan menjadi lebih kaya informasi.
Jika menggunakan format digital, pastikan semua data tersimpan secara berkala agar tidak hilang. Anda bisa menggunakan fitur backup otomatis di cloud storage.
Yang terpenting, konsistensi dalam mencatat adalah kunci utama. Jangan menunda pencatatan hingga hari berikutnya karena berpotensi membuat data tidak akurat.
Manfaat Mencatat Penjualan Secara Rutin
Pencatatan rutin memberikan gambaran yang jelas tentang kondisi keuangan usaha. Dengan mencatat secara disiplin, Anda bisa mengetahui produk mana yang paling laku dan waktu penjualan paling ramai.
Selain itu, pencatatan harian membantu dalam mengambil keputusan usaha, seperti restok barang, menentukan strategi pemasaran, hingga menetapkan harga.
Catatan yang rapi juga menjadi alat yang kuat saat Anda ingin mengajukan pinjaman usaha. Lembaga keuangan akan lebih percaya jika Anda memiliki laporan penjualan yang lengkap.
Pencatatan juga membantu menghindari konflik internal, terutama jika usaha dijalankan bersama rekan atau keluarga. Semua transaksi tercatat jelas sehingga tidak ada kecurigaan.
Dengan data penjualan yang lengkap, Anda dapat merancang strategi penjualan yang lebih tepat sasaran. Inilah mengapa pencatatan menjadi bagian tak terpisahkan dari pengelolaan usaha UMKM yang sehat.
Aplikasi Pencatatan Digital untuk UMKM
Era digital memberikan banyak kemudahan bagi pelaku usaha, termasuk dalam hal pencatatan penjualan. Banyak aplikasi gratis maupun berbayar yang bisa digunakan untuk membantu usaha Anda.
Salah satu contohnya adalah aplikasi kasir digital seperti Moka POS, BukuWarung, atau Majoo. Aplikasi-aplikasi ini memiliki fitur pencatatan otomatis yang bisa dikustomisasi sesuai kebutuhan.
Keuntungan menggunakan aplikasi yaitu data bisa tersimpan aman di cloud dan diakses dari berbagai perangkat. Hal ini sangat berguna jika Anda memiliki toko cabang atau karyawan yang membantu penjualan.
Beberapa aplikasi juga menyediakan laporan otomatis harian, mingguan, dan bulanan. Anda tidak perlu menghitung manual lagi karena semua sudah dikalkulasi.
Untuk UMKM dengan skala kecil, aplikasi sederhana berbasis Android atau Excel online bisa menjadi pilihan. Yang terpenting, sistem tersebut harus mendukung efisiensi usaha Anda.
Kebiasaan Buruk dalam Pencatatan yang Harus Dihindari
Sering menunda pencatatan adalah kesalahan umum yang terjadi pada pelaku usaha kecil. Kebiasaan ini harus dihindari karena bisa menimbulkan data yang tidak valid.
Mengandalkan ingatan juga menjadi kebiasaan yang buruk. Setiap transaksi yang tidak tercatat akan memengaruhi akurasi laporan akhir bulan.
Mencampur uang pribadi dan uang usaha membuat pencatatan menjadi kacau. Usahakan untuk memisahkan rekening usaha agar catatan keuangan lebih transparan.
Tidak mencatat retur barang dan diskon yang diberikan juga termasuk kesalahan. Hal-hal ini bisa mengubah jumlah penjualan dan memengaruhi laba usaha.
Kesalahan kecil yang dilakukan terus menerus akan menjadi masalah besar dalam jangka panjang. Maka, buatlah aturan pencatatan yang tegas sejak awal usaha dimulai.
Tips Agar Pencatatan Penjualan UMKM Lebih Konsisten
Buatlah jadwal harian khusus untuk mencatat transaksi. Misalnya, setiap pukul 19.00 Anda duduk sebentar untuk merekap penjualan hari itu.
Gunakan buku catatan khusus dan hindari mencampurnya dengan aktivitas lain. Buku tersebut harus selalu ada di tempat yang mudah diakses.
Jika Anda memiliki karyawan, latih mereka untuk mencatat setiap transaksi. Libatkan mereka dalam sistem pencatatan agar prosesnya lebih cepat dan akurat.
Buat sistem reward kecil jika pencatatan dilakukan tanpa kesalahan. Ini bisa meningkatkan motivasi untuk terus mencatat secara tertib.
Yang paling penting, yakinkan diri Anda bahwa pencatatan bukan beban, melainkan investasi jangka panjang untuk pertumbuhan usaha.
Kesimpulan
Mencatat penjualan produk UMKM secara rapi bukan sekadar tugas administrasi, melainkan kunci keberhasilan usaha jangka panjang. Yuk bagikan artikel ini jika kamu merasa terbantu, dan jangan lupa tekan suka untuk mendukung konten bermanfaat lainnya!
