Analisis Biaya Operasional Usaha Coffee Shop

UMKMTangerang.com – Banyak orang bermimpi membuka coffee shop, namun hanya sedikit yang benar-benar memahami apa saja biaya operasional yang perlu dipersiapkan. Padahal, tanpa pengelolaan keuangan yang tepat, usaha secantik apa pun konsepnya bisa terseok bahkan sebelum berkembang.

Dalam dunia usaha kopi, khususnya skala UMKM atau menengah, pengeluaran bukan hanya tentang bahan baku. Ada banyak aspek yang perlu dihitung secara detail dan berkelanjutan. Untuk itulah, Anda perlu menyusun dan memahami analisis biaya operasional usaha coffee shop secara menyeluruh.

Artikel ini akan membimbing Anda menyusun kategori biaya, mengidentifikasi komponen-komponen utama, serta memberikan simulasi agar Anda bisa lebih siap mengelola cashflow bisnis kopi Anda.

Sebelum membahas subjudul lebih dalam, mari kita pahami dulu bahwa biaya operasional coffee shop adalah pengeluaran rutin yang harus dibayarkan setiap bulan agar usaha tetap berjalan. Dan di sinilah banyak pemilik kafe salah langkah karena tidak memetakan anggaran secara detail sejak awal.

Biaya Tetap: Fondasi Keuangan Coffee Shop

Biaya tetap (fixed cost) adalah pengeluaran yang nilainya tidak berubah secara signifikan, sekalipun omzet harian Anda naik-turun. Bbiaya ini penting untuk dikalkulasikan karena akan selalu dibayarkan setiap bulan, bahkan ketika kedai sedang sepi.

Beberapa contoh biaya tetap yang wajib Anda perhitungkan:

• Sewa tempat usaha
  Salah satu pengeluaran terbesar, terutama jika lokasi berada di pusat keramaian atau mall. Harga bisa mencapai Rp3 juta–Rp10 juta per bulan tergantung kota dan lokasi.

• Gaji karyawan tetap
  Jika Anda memiliki barista, kasir, atau staf kebersihan, gaji mereka harus dialokasikan setiap bulan. Minimal Rp2 juta–Rp4 juta per orang di luar tunjangan.

• Tagihan listrik dan air
  Mesin espresso, grinder, kulkas, dan AC menggunakan daya besar. Pastikan Anda memperkirakan konsumsi bulanan dan tidak lalai membayar tepat waktu.

• Wi-Fi dan sistem POS
  Wi-Fi menjadi fasilitas penting yang dicari pelanggan. Selain itu, sistem kasir digital seperti Moka atau iReap POS juga memiliki biaya langganan bulanan.

Penting untuk mencatat bahwa biaya tetap harus dibayar bahkan jika Anda tidak menghasilkan penjualan. Karena itu, pos ini perlu disiapkan dalam bentuk dana cadangan minimal untuk 3 bulan ke depan.

Biaya Variabel: Fleksibel Sesuai Volume Penjualan

Biaya variabel (variable cost) adalah pengeluaran yang berubah tergantung pada seberapa banyak kopi yang Anda jual. Semakin tinggi volume penjualan, semakin tinggi biaya variabelnya.

Berikut adalah komponen utama biaya variabel dalam usaha kopi:

• Bahan baku utama
  Seperti biji kopi, susu UHT, gula aren, es batu, dan topping. Biaya ini bisa mencapai 30%–50% dari harga jual produk.

• Kemasan
  Termasuk cup plastik, sedotan, stiker, dan tas kertas. Terlihat sepele, tapi jika Anda jual 100 cup per hari, biaya kemasan bisa menyentuh ratusan ribu per bulan.

• Bahan pelengkap
  Seperti sirup rasa, whipped cream, creamer, dan rempah. Meski tidak selalu digunakan, stok harus tetap tersedia demi variasi menu.

• Biaya tambahan jasa delivery
  Jika Anda menerima pesanan lewat ojek online, Anda mungkin akan dikenakan biaya layanan atau potongan diskon promo.

Untuk menghitungnya, Anda bisa membuat rumus biaya variabel per gelas. Misalnya:
Rp2.000 (bahan baku) + Rp1.000 (kemasan) + Rp500 (es dan topping) = Rp3.500 per cup

Kalikan dengan jumlah penjualan bulanan agar Anda tahu total biaya variabel yang harus ditanggung.

Biaya Perawatan dan Inventarisasi Peralatan

Sering kali diabaikan, padahal sangat vital dalam jangka panjang. Peralatan seperti mesin espresso, grinder kopi, chiller, hingga milk steamer membutuhkan pemeliharaan agar tetap awet dan berfungsi optimal.

• Jasa maintenance: Banyak vendor mesin kopi menawarkan layanan servis berkala dengan tarif tertentu. Ini bisa menjadi biaya rutin tahunan atau bulanan tergantung jenis alat.

• Pembersih khusus: Seperti cairan descaler, sikat grup head, atau sabun untuk milk jug. Semua ini perlu dianggarkan secara rutin.

• Penyusutan aset: Meskipun tidak dikeluarkan secara langsung setiap bulan, Anda tetap harus menyisihkan dana sebagai bentuk penyusutan peralatan usaha. Misalnya, jika grinder seharga Rp6 juta dipakai selama 3 tahun, maka alokasikan Rp166.000 per bulan sebagai amortisasi.

Poin ini penting agar ketika alat rusak atau harus diganti, Anda tidak kaget dengan biaya besar yang mendadak muncul.

Biaya Pemasaran dan Promosi Usaha Kopi

Tanpa promosi, coffee shop Anda bisa sepi pelanggan. Namun, promosi yang asal-asalan juga bisa menguras anggaran. Oleh karena itu, Anda perlu merancang budget promosi yang efektif dan terukur.

Berikut contoh biaya pemasaran bulanan:

• Iklan berbayar Facebook dan Instagram: Rp300.000 – Rp1.000.000

• Desain konten & foto produk: Rp250.000 – Rp500.000

• Cetak brosur dan banner promosi: Rp100.000 – Rp300.000

• Voucher diskon & program loyalti: Rp200.000 – Rp500.000

Anda bisa menyesuaikan budget ini berdasarkan momen tertentu, seperti grand opening, ulang tahun usaha, atau launching menu baru.

Penting untuk menghitung return on investment (ROI) dari setiap promosi agar dana promosi tidak habis percuma.

Simulasi Analisis Biaya Operasional Coffee Shop

Agar lebih mudah dipahami, berikut contoh simulasi analisis biaya operasional bulanan untuk coffee shop kecil dengan kapasitas 80–100 cup per hari:

Dengan total penjualan 2.400 cup per bulan (80 cup/hari x 30 hari), dan harga jual rata-rata Rp12.000:
Omzet = Rp28.800.000
Laba kotor = Rp28.800.000 – Rp18.950.000 = Rp9.850.000

Jika Anda ingin menghitung laba bersih, tinggal kurangi dengan pajak, biaya tak terduga, dan modal penyusutan aset.

Kesimpulan: Biaya Operasional Tak Harus Rumit, Tapi Harus Terukur

Sekecil apa pun usaha kopi Anda, memahami dan mencatat biaya operasional dengan teliti adalah kunci agar bisnis tetap sehat.