UMKMTangerang.com – Menjalankan usaha katering dari rumah memang terlihat fleksibel dan menjanjikan. Namun di balik dapur yang sibuk dan pesanan yang terus berdatangan, ada satu aspek penting yang sering luput diperhatikan oleh pelaku usaha pemula: mengelola pesanan katering. Tanpa pengelolaan yang rapi dan terorganisir, usaha Anda bisa kewalahan bahkan sebelum berkembang besar.
Mengelola pesanan bukan hanya soal mencatat apa yang diminta pelanggan. Tapi juga mencakup penjadwalan produksi, stok bahan, pengemasan, dan pengiriman. Kesalahan kecil dalam pencatatan saja bisa menyebabkan makanan kurang, salah menu, atau keterlambatan kirim yang ujungnya mengecewakan pelanggan.
Karena itu, penting bagi pelaku usaha katering rumahan untuk menerapkan sistem yang efektif dan mudah dijalankan. Bahkan, dengan alat bantu digital sederhana, proses pengelolaan pesanan bisa menjadi lebih lancar, cepat, dan minim kesalahan.
Untuk Anda yang sedang membangun atau mengembangkan bisnis katering dari rumah, berikut ini panduan lengkapnya berdasarkan kata kunci turunan yang terstruktur dan bisa langsung diterapkan.
Catat Setiap Pesanan dengan Sistem yang Terorganisir
Langkah pertama dan paling krusial adalah pencatatan pesanan. Jangan hanya mengandalkan ingatan atau coretan di kertas seadanya. Gunakan buku nota khusus, tabel Excel, atau aplikasi sederhana seperti Google Sheets untuk mencatat semua informasi berikut:
-
Nama dan kontak pelanggan
-
Jenis menu atau paket katering
-
Jumlah porsi
-
Jadwal kirim
-
Alamat pengantaran
-
Catatan khusus (misal: tanpa pedas, menu vegetarian, dll.)
Dengan pencatatan yang jelas, Anda akan menghindari risiko salah porsi, lupa pesanan, atau pengiriman ganda. Selain itu, data ini bisa menjadi arsip pesanan lama yang membantu Anda menganalisis tren pesanan mingguan atau bulanan.
Jika pesanan sudah banyak, pertimbangkan menggunakan aplikasi kasir digital atau tools manajemen pesanan seperti Qasir, Majoo, atau bahkan WhatsApp Business API yang dilengkapi fitur label dan jadwal.
Buat Jadwal Produksi Harian dan Pengiriman
Setelah pesanan dicatat, langkah berikutnya adalah menyusun jadwal produksi katering. Buat daftar menu harian dan tentukan jam-jam khusus untuk:
-
Belanja bahan
-
Persiapan dan pemotongan bahan
-
Proses memasak
-
Pengemasan
-
Pengantaran
Jadwal ini sangat penting terutama jika Anda menangani lebih dari satu pesanan dalam satu hari. Tanpa sistem waktu yang jelas, Anda akan mudah kelabakan dan berisiko membuat pelanggan kecewa karena makanan terlambat atau tidak lengkap.
Buat juga tabel prioritas, misalnya: pesanan pengiriman pagi harus dimasak lebih dulu dibandingkan pesanan siang. Gunakan alarm pengingat atau kalender digital agar setiap tahapan bisa berjalan sesuai waktu.
Jangan ragu untuk membagi tugas jika Anda memiliki tim atau asisten. Misalnya, satu orang fokus di dapur, satu orang di pengemasan, satu lagi untuk pengantaran.
Pastikan Ketersediaan Bahan Baku dan Stok Darurat
Bahan baku adalah nyawa dari usaha katering. Maka dari itu, Anda harus selalu memiliki sistem kontrol stok bahan yang rapi. Setiap hari, cek persediaan beras, daging, sayuran, bumbu, serta kemasan seperti mika, sendok, dan tisu.
Gunakan spreadsheet atau aplikasi stok barang agar Anda tahu kapan harus belanja dan bahan mana yang sudah menipis. Jangan menunggu stok habis baru membeli—karena ini bisa mengganggu proses produksi.
Selalu siapkan stok darurat seperti bumbu instan, sayur beku, atau kemasan cadangan, untuk mengantisipasi lonjakan pesanan mendadak. Ini penting terutama saat hari besar seperti Ramadan, Natal, atau musim liburan kantor.
Dengan sistem stok yang baik, Anda akan lebih tenang dan tidak mudah panik menghadapi pesanan dalam jumlah besar.
Kemas dan Kirim dengan Standar Pelayanan Terbaik
Tahapan akhir dari proses pesanan adalah pengemasan dan pengiriman. Di sinilah penilaian pelanggan bisa langsung terbentuk. Gunakan kemasan makanan food grade, rapi, bersih, dan aman saat diangkut.
Pastikan setiap kotak makanan diberi label sesuai pesanan: nama pelanggan, jenis menu, dan catatan khusus jika ada. Tambahkan juga stiker branding usaha Anda agar pelanggan mudah mengingat dan merekomendasikan ke orang lain.
Gunakan cooler box atau container pengantar agar makanan tetap hangat dan tidak rusak. Jika Anda tidak memiliki kurir sendiri, jalin kerja sama dengan ojek online yang terpercaya.
Selalu kirim makanan sesuai waktu yang disepakati. Jika terjadi kendala, segera informasikan ke pelanggan. Transparansi dan komunikasi yang baik akan meningkatkan kepercayaan mereka terhadap usaha Anda.
Tindak Lanjuti dan Bangun Hubungan dengan Pelanggan
Setelah makanan dikirim, jangan langsung tutup komunikasi. Kirim pesan follow-up sederhana seperti:
“Terima kasih telah memesan di Dapur Nisa. Semoga makanannya sesuai selera. Mohon review dan masukannya ya .”
Langkah ini sederhana tapi berdampak besar. Pelanggan merasa dihargai dan Anda bisa mendapatkan feedback untuk evaluasi. Jika mereka puas, minta izin untuk mengunggah testimoni di media sosial sebagai konten promosi.
Buat daftar pelanggan tetap dan beri mereka penawaran khusus atau promo berkala. Misalnya, diskon untuk pemesanan kedua, atau bonus porsi saat ulang tahun.
Hubungan yang baik akan menciptakan loyalitas. Dan pelanggan loyal bukan hanya beli ulang, tapi juga merekomendasikan ke orang lain.
Kesimpulan
Mengelola pesanan katering rumahan dengan baik bukan hanya soal dapur, tapi juga soal sistem. Dengan pencatatan rapi, jadwal teratur, dan komunikasi pelanggan yang lancar, usaha Anda bisa berkembang pesat.
